Como parte de una tendencia práctica y de seguridad, las empresas y gobiernos están moviendo sus documentos a medios de almacenamiento electrónicos. Algunas instituciones gubernamentales mexicanas empezaron desde la década pasada a digitalizar sus documentos y, aprovechando la tecnología, a automatizar los procesos más frecuentes que estaban relacionados con documentos. Sin embargo, el nivel de desarrollo tecnológico, los costos, y una confluencia de inercias nos ha llevado a que, en pleno 2019, algunas dependencias de gobierno nos sigan pidiendo los documentos que ellos mismos nos entregaron, y con dos copias fotostáticas. Además del crimen ecológico de semejante desperdicio de papel, queda el problema del almacenamiento. La enorme cantidad de documentos en papel que se guardan constituye un enorme riesgo de protección civil, además de ser sumamente inefectivo y gravoso.
Muy probablemente fue por estas razones, así como por requerimientos de transparencia, de rendición de cuentas y de acceso a la información, que el Congreso de la Unión promulgó la Ley General de Archivos (LGO, en adelante), misma que fue publicada por el Ejecutivo el 15 de junio de 2018. Parte del mandato contenido en el artículo 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que dice:
“Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de su facultades, competencias o funciones …
Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.” (H. Congreso de la Unión, 2019).
Esta ley aplica a los organismos de los tres niveles de gobierno: federal, estatal y municipal. Muy probablemente, la LGO fue elaborada en la consciencia de que la tecnología para resolver estas obligaciones está disponible en el mercado de TI nacional. Sin embargo, es preocupante el bajo número de dependencias que están implementado soluciones tecnológicas para apoyar el cumplimiento de la LGO. Podríamos investigar si esto se debe a la falta de claridad en la vigencia de la LGO, en el nivel tecnológico de los ayuntamientos, o en el costo de las soluciones disponibles; pero eso es materia de otro artículo. Si bien una investigación de este tipo tendría un gran valor académico, no queda mucho tiempo. La línea de tiempo de la LGO ha recorrido mucho camino a esta fecha:
Como se puede observar en la gráfica, la implementación del Sistema Institucional de Archivos debería estar avanzando en estados y municipios, para tenerlo listo el 15 de diciembre de 2019[i].
Entre las obligaciones que la LGA señala están:
- La “.. organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados”
- Que los archivos de los ayuntamientos “se actualicen”,
- Que se permita “la publicación en medios electrónicos de la información …;”, incluso en el caso de y de “aquella que por su contenido sea de interés público”
- Usar y aprovechar las “tecnologías de la información” en este rubro.
- Asegurar que aunque la información contenida en los documentos de archivo “será pública en los términos y condiciones que establece la legislación en materia de”, se deberá garantizar la “protección de datos personales”.
- También los sujetos obligados “deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo”.
El área de conocimiento de la Gestión de Datos que cubre estas necesidades es la Gestión de Documentos y de Contenidos, pues está orientada a cumplir con las obligaciones legales acerca del manejo de archivos, así como a asegurar de manera eficiente y eficaz, el almacenamiento, la recuperación y el uso de contenidos y documentos digitales (DAMA International, 2017). Estos objetivos cubren en alguna medida las obligaciones que la LGA impone a las administraciones municipales.
De acuerdo a esta misma fuente, la herramienta informática para cumplir con estos objetivos, es un Sistema Empresarial de Manejo de Contenidos. Cabe aclarar que las entidades de gobierno no deberían alejarse por el adjetivo empresarial, pues en el ámbito de las tecnologías de información no se utiliza para cuestiones de iniciativa privada, sino para referirse a una categoría de productos diseñados y dimensionados para grandes volúmenes de datos o de operaciones, así como a los niveles de exigencia de este nivel de organizaciones; en oposición a las soluciones a nivel personal o departamental, menos robustas.
Por su parte, (DAMA International, 2017) define al Sistema Empresarial de Manejo de Contenidos como una plataforma de componentes o un conjunto de aplicaciones que pueden ser utilizadas separadamente o de manera conjunta. Entre los componentes de un sistema empresarial de manejo de contenidos podemos mencionar la Solución para la Gestión de Documentos que se encarga del almacenamiento y el seguimiento de documentos electrónicos y de imágenes digitales de documentos físicos. También puede proporcionar mecanismos de seguridad y de trazabilidad de acceso, de control de versiones y de administración del almacenamiento electrónico. Asimismo, se asume que indizarán los contenidos para su consulta fácil y rápida.
En términos tecnológicos, la solución debe contar con la siguiente funcionalidad para cumplir con lo indicado por la LGA:
- Contar con un repositorio digital para almacenar de manera organizada, recuperar de manera ágil, y asegurar la integridad de los documentos digitales.
- Permitir la actualización segura de los contenidos, con control de acceso y de versiones.
- Proveer una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar para el acceso seguro a estos documentos; personalizable, o bien contar con una interfaz de programación de aplicaciones que permita el desarrollo de una interfaz de usuario gráfica amable y fácil de usar, y de conexiones con otros sistemas.
- Permitir testar (ocultar) datos personales protegidos por la legislación correspondiente, así como datos confidenciales relativos a la seguridad pública y nacional.
Este sistema informático puede ser desarrollado a la medida de la operación y necesidades de cada municipio, pero esto sería impensable a estas fechas. Existen tecnologías de información disponibles desde la década pasada que cuentan con la funcionalidad que puede apoyar estas obligaciones. Sin embargo, por cuestiones de mercado tienden a ser generales y difícilmente pueden utilizarse tal y como se entregan (“out-of-the-box”). En otras palabras, al costo de adquisición de la solución tecnológica, habrá que agregar la consultoría para adecuar el producto a las necesidades del sujeto obligado en lo que toca a la LGA.
Esto nos lleva a otra cuestión que enfrentan los ayuntamientos: la escasez de recursos económicos. Estos productos fueron diseñados para un mercado de empresas medias y grandes, así como para dependencias gubernamentales a nivel federal y estatal. Sus precios exceden los presupuestos de los más de los ayuntamientos mexicanos, que se mueven entre la escasa recaudación y la dependencia de fondos estatales y federales, como hemos comentado en artículos anteriores (León G., 2018).
Se deben buscar alternativas que puedan ser solventadas por los municipios, que les permitan el cumplimiento de la LGO, con una inversión razonable y en tiempos que no añadan más retraso en la línea de tiempo que marca la ley. Existen algunas alternativas que discutiremos en el próximo artículo. Hasta entonces.
Referencias
- DAMA International. (2017). DAMA-DMBOK (2nd ed.). Basking Ridge, New Jersey, USA: Technics Publications.
- H. Congreso de la Unión. (junio de 15 de 2018). Ley General de Archivos. Recuperado el 26 de septiembe de 2019, de http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA_150618.pdf
- H. Congreso de la Unión. (6 de junio de 2019). Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Recuperado el 30 de septiembre de 2019, de https://www.juridicas.unam.mx/legislacion/ordenamiento/constitucion-politica-de-los-estados-unidos-mexicanos#10541
- León G., J. L. (28 de mayo de 2018). Mejor Recaudación Municipal con MDM. Recuperado el 30 de septiembre de 2019, de LInkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/mejor-recaudación-municipal-con-mdm-josé-luis-león-gómez/
